تعد الزيارات من أهم الوسائل التي يستخدمها مفوض المرحلة لتحقيق دوره في المتابعة الميدانية لأداء الوحدات الكشفية. وتحقق زيارة الوحدات الكشفية التابعة للمرحلة العديد من الفوائد لكل من مفوض المرحلة وقادة الوحدات.
من خلال الزيارة الميدانية يتعرف مفوض المرحلة على المستوى الفني والتربوي والإداري للوحدات الكشفية ومستوى قادتها وكفاءتهم ومدى نجاحهم في تحقيق الرسالة التربوية للحركة الكشفية.
ومن خلالها يتصل القادة بمفوض المرحلة اتصالاً مباشراً يمكنهم من الاستفادة من خبرته وطلب النصح والمشورة منه وفي هذا المناخ يستطيع المفوض القيام بدوره في دعم ومساعدة قادة الوحدات للنجاح في أداء دورهم وتنمية العمل بوحداتهم وتحقيق الأهداف التربوية للمرحلة.
ونظراً لأهمية الزيارات وفوائدها العديدة، يهتم بها مفوض المرحلة ويعمل على تكرارها حتى تتوطد علاقته بالوحدات وقادتها ويصبح قادراً على فهم واستيعاب مشكلاتهم ومعاونتهم على حلها.
فدور مفوض المرحلة ليس دوراً شرفياً، وزيارته للفرقة ليست زيارة مجاملة أو مراسم، ولكنها زيارة عمل ينبغي أن توجه نحو تحقيق أقصى فائدة وتظهر آثارها جلية في تحسن أداء القادة ومساعديهم وتحسن أنشطة ومستوى الفرقة.
لذا فلا ينبغي أن تقتصر فقط على المناسبات والاحتفالات ولكنها تكون أفضل أثناء الأنشطة والبرامج العملية.
أنواع الزيارات:
تتنوع الزيارات التي يقوم بها مفوض المرحلة للوحدات الكشفية وفقاً لتنوع مناسبتها كالتالي:
- زيارة للمشاركة في اجتماع مجلس قيادة الوحدة.
- زيارة أثناء تنفيذ الوحدة لأحد الأنشطة ( المخيم السنوي، مخيم تدريب، حملة توعية، معرض، ...).
- زيارة للمشاركة في حفلات ومناسبات خاصة تقيمها الوحدات الكشفية.
وفي كل الأحوال ينبغي على المفوض أن ينوع في زيارته بالقدر الذي يسمح له بالتعرف على آلية العمل داخل الوحدة الكشفية وأدائها.
- زيارة تقييمية للوحدة الكشفية ككل.
التخطيط للزيارة:
لكي تحقق الزيارة أهدافها المرجوة ينبغي أن يسبقها تخطيط وإعداد جيد لها، فعلى المفوض القيام بالتالي:
- اختيار موعد الزيارة ومناسبتها: كأن يقرر المفوض بالتفاهم مع قائد الوحدة زيارة الوحدة للمشاركة في اجتماع المجلس أو أثناء المخيم التدريبي .. ونحوه، وذلك وفقاً للخطة السنوية للوحدة التي يحتفظ بنسخة منها، ويتم الاختيار بناء على النقاط أو الجوانب التي يريد المفوض الاطلاع عليها أو استيضاحها وتقييمها.
- إبلاغ قيادة الفرقة بموعد الزيارة: فلا يصح أن يذهب المفوض دون إخطار مسبق (إلا إذا كان المفوض تربطه علاقة جيدة ومتينة بالوحدة الكشفية التي سيزورها وعلى معرفة وثيقة بقادتها).
- مراجعة البنود التي سيقوم بتقييمها أثناء الزيارة: من خلال الاطلاع على نموذج زيارة الوحدة الكشفية.
- مراجعة ملاحظاته التي دونها في الزيارة السابقة في سجله الخاص وغير ذلك من البيانات والمعلومات التي يحتاجها في زيارته ليتحقق الهدف منها.
نقاط يجب مراعاتها أثناء الزيارة:
- يتم التقييم بصورة شاملة ودقيقة ولكن دون إظهار ذلك، فلا ينبغي الظهور بمظهر المفتش أو المتفقد حتى يظل القادة والكشافين على طبيعتهم وتسير الأمور بشكل ودي يعكس الروح الكشفية.
- ويحدث ذلك من خلال الملاحظة الدقيقة وطرح بعض الأسئلة الاستيضاحية في حالة الضرورة بطريقة دبلوماسية غير مباشرة.
- ويجدر الإشارة هنا إلى أهمية عدم إظهار نموذج التقييم الخاص بالزيارة والتسجيل فيه على الملأ حيث يعطي ذلك شعوراً بعدم الارتياح لدى الآخرين، ويجعل من الزيارة شيئاً رسمياً غير مرغوب فيه أو يخلق مناخاً اصطناعياً لا يؤدي إلى تحقيق المفوض لغايته من الزيارة.
- يمكن للمفوض أثناء الزيارة التحدث مع القادة والعرفاء والكشافين إذا لزم الأمر ومناقشتهم بأسلوب رقيق ومهذب، فمفوض المرحلة الناجح هو الذي يوحي بالأفكار للآخرين ويستخدم الإقناع ولا يملي آراءه عليهم.
وعليه أن يضع في ذهنه دائماً النتائج التي خلص إليها في زيارته السابقة والمقارنة بينها وبين الوضع الحالي ليتعرف على ما حدث من تقدم وغيره.
تدوين الملاحظات واستيفاء النماذج:
- يستحسن أن يقوم المفوض بتدوين ملاحظاته بعد انتهائه من الزيارة حيث يقوم باستيفاء النماذج والاستمارات الخاصة بذلك، وكذا تسجيل بعض الملاحظات الهامة بدفتره الخاص في الجزء المحدد للوحدة الكشفية التي قام بزيارتها.
- من الممكن أن يستعين المفوض بمفكرة صغيرة يستخدمها أثناء الزيارة لتدوين بعض النقاط للاستعانة بها في تذكر ما شاهده ولاحظه أثناء الزيارة.
مناقشة نتائج الزيارة مع قائد الوحدة:
- لتحقيق الفائدة يقوم مفوض المرحلة بمناقشة نتائج زيارته وملاحظاته الموضوعية مع قائد الوحدة بصورة هادئة وغير رسمية وبالطريقة التي يراها ملائمة وتتمشى مع طبيعة علاقته بالقائد.
وينبغي أن تكون تلك المناقشة بأسلوب إيجابي لتشجيع القائد على قبول إرشادات المفوض وتوجيهاته وبالتالي الاستفادة منها وتحقيق المستهدف، ويكون ذلك من خلال:
1/ البدء بذكر الملاحظات الإيجابية التي شاهدها خلال الزيارة.
2/ الثناء على الجهود المبذولة وتقديرها.
3/ الإشارة إلى الأخطاء بشكل غير مباشر (مثال: استخدام الأسئلة كمن يريد أن يستفسر أو يستوضح، أو استخدام أسلوب الاقتراح/ ما رأيك لو قمت بعمل كذا في المرة القادمة بدلاً من ... ).
4/ إشعار القائد بأن الخطأ شيء طبيعي ممكن حدوثه، لكن المهم أن نتفاداه في المستقبل (ويتحقق ذلك من خلال قيام المفوض بذكر بعض الأمثلة للأخطاء التي وقع فيها في الماضي وكيف عالجها وما النتائج).
5/ إظهار إيمانه بمهارة وخبرة القائد وأن لديه صورة طيبة عنه، فسيحاول القائد بالتالي أن يكون عند حسن ظنه به.
6/ تقديم بعض الأفكار والمقترحات التي تعبر عن سهولة معالجة الأخطاء.
تجنب الوقوع في الأخطاء التالية:
- توجيه الأوامر ( فلا أحد يحب أن يتلقى الأوامر).
- إصدار أحكام قاطعة غير قابلة للنقاش: هذا الأسلوب يستفز القادة ويستثير لديهم الرغبة في المقاومة والمعارضة فمن الأفضل إشراكهم في الرأي وإعطائهم فرصة للحكم واتخاذ القرار بأنفسهم.
- التقريع وتوجيه النوم إلى شخص ما حتى ولو بأسلوب غير مباشر.
- إحراج القائد وإراقة ماء وجهه سواء أمام الآخرين أو حتى أمامك أنت وحدك، فعليك بالتلميح إلى الأخطاء وعدم التركيز عليها وإظهاره بمظهر العاجز أو المقصر.
متابعة التقدم بعد الزيارة:
إن عملية المتابعة بعد الزيارة التي قام بها المفوض تهدف إلى تقويم الأداء وتقدمه نحو الأفضل وتعد أمراً أساسياً من أجل تحقيق الأهداف، فالنتائج التي خرج بها المفوض من الزيارة سواء كانت نقاطاً ايجابية أو سلبية ينبغي متابعتها للتأكيد على استمرار الإيجابيات وتنميتها ومعالجة السلبيات.
وتتم متابعة التقدم من خلال:
- اللقاءات الشخصية والاجتماعات بمقر الجمعية أو المفوضية.
-الزيارات الودية.
- الاتصالات الهاتفية وغيرها من أنواع التواصل.
- الزيارات واللقاءات الأخرى في المناسبات المتنوعة.
- قياس مستوى القادة والكشافين خلال مشاركتهم في الأنشطة المختلفة.
ملاحظات هامة لتحقيق المتابعة الفعالة:
- الاتفاق مع قائد الوحدة على برنامج زمني محدد لتنفيذ ما تم الاتفاق عليه في مجال معالجة السلبيات واستكمال النقص.
- إرشاد القائد إلى الوسائل الكفيلة بتحقيق التقدم.
- تحديد مؤشرات واضحة ومعايير لقياس ما يتحقق من تقدم.
- الإشادة بأي تحسن يطرأ على أداء القائد أو الوحدة الكشفية، الأمر الذي يشجع على استمرار التحسن والتقدم نحو الأفضل.
الإثنين أكتوبر 20, 2014 12:54 am
